Voor welk probleem is dit een oplossing?
Gedwongen door de snel veranderende omgeving en snel veranderend klantgedrag moeten veel organisaties zichzelf blijven aanpassen en blijven leren. Dat klinkt eenvoudig. Toch lukt dat maar weinig organisaties. Hoe komt dat? Het probleem is ‘het probleem’: dat is vaak niet helder verwoord. Hoe kom je tot een goede probleemformulering? En hoe kun je problemen vervolgens gestructureerd oplossen en kom je tot probleemoplossing?
Je zult meer leren en sneller vooruitgang boeken in zes één-maandprojecten, dan in één 6-maandenproject. Een van de fundamentele vaardigheden om tot effectieve verandering te komen, is het formuleren van een heldere probleembeschrijving. Toch kom ik vaak tegen dat dit niet scherp genoeg is.
Maar weinig vragen in een organisatie zijn krachtiger dan: Wat is het probleem dat je probeert op te lossen? Als je heldere probleembeschrijvingen kunt formuleren, bereik je meer, sneller en met minder inspanning. Heldere probleembeschrijvingen kunnen energie en innovaties ontketenen bij medewerkers in organisaties. En toch worden problemen zelden helder geformuleerd. Wij zijn vaak geneigd om meteen van een situatie naar een oplossing te springen, zonder even stil te staan om het probleem duidelijk te definiëren. Meteen in de oplossingsmodus schieten kan effectief zijn. Als een brandweerman dat doet in een noodsituatie is dat prettig. Maar wanneer je veranderingen doorvoert, staat het niet helder verwoorden van het probleem innovatie vaak in de weg, leidt het tot geld- en tijdverspilling en kom je op een later moment in de knoei.
Om je te helpen met het formuleren van het probleem heb ik tien vragen bij elkaar gezet die je jezelf kunt stellen voordat je op zoek gaat naar de oplossing.
- Wat is het probleem?
Beschrijf de probleemsituatie in detail. Wat is de essentie van je probleem? Wees specifiek, eerlijk en direct. Voor het overzicht is het verstandig om alles op papier uit te werken. Zorg er hierbij ook voor dat je alle aannames boven water krijgt. Vraag jezelf altijd af: Is dit een feitelijke omschrijving van de situatie, of betreft het een aanname? Wat is het bewijs? - Waarom is het belangrijk?
Waarom is het een probleem? Waarom is het voor jou belangrijk om dit probleem op te lossen? Wat levert het vinden van een oplossing jou op? Waarom is dit probleem zo belangrijk voor jou, dat het je waard is om je (kostbare) tijd en energie te steken in het vinden van een passende oplossing? - Waarom moet dit probleem nu worden opgelost?
Is er een deadline? Is er urgentie om dit probleem NU op te lossen? Waarom? En als de urgentie ontbreekt, wat is de reden om nu met het probleem aan de slag te gaan?
Als de urgentie ontbreekt is de kans groot dat de implementatie ook geen haast heeft en dat je briljante oplossing uiteindelijk alsnog op de plank blijft liggen. - Wie wordt geraakt door dit probleem?
Wie zijn de belanghebbenden? Wie zitten te springen om een oplossing? Waarom vinden ze het belangrijk dat er een oplossing gevonden wordt? Wie zouden er betrokken moeten worden bij het vinden van een oplossing (omdat het probleem hen aangaat of omdat ze de implementatie kunnen dwarsbomen)? Wat is belangrijk voor deze groep?
Zorg ervoor dat je de stakeholders altijd betrekt. En dat je hun belangen altijd centraal stelt in je zoektocht naar een oplossing. - Hoe vaak (en wanneer) komt het probleem voor?
Komt jouw probleem vaak voor? Hoe vaak? Één keer per jaar? Elke maand? Twee keer per week? Wanneer doet het probleem zich voor? Altijd? In een bepaalde situatie of setting? Op een specifieke locatie? Op een specifiek moment of tijdens een unieke procedure? - Wat zijn de gevolgen als je geen oplossing kunt vinden?
Hoe belangrijk is het vinden van een oplossing? Wat als je het probleem niet kunt oplossen? Raken er dan mensen gewond? Gaat je bedrijf failliet? Worden klanten boos? Kun je een grote opdracht verliezen? Lopen klanten over naar de concurrent? Raken je medewerkers gedemotiveerd? Wat is het ergste dat kan gebeuren? - Wat is de oorzaak van je probleem?
Wat veroorzaakt dit probleem? Wat ligt eraan ten grondslag? Waar gaat het fout? Waar ligt het probleem? Mensen? Machines? Materialen? Het management? De methode? De omgeving? Externe factoren? Partners? Gereedschap?
Probeer je de kern van het probleem op te lossen of ben je bezig met symptoombestrijding?
Beantwoord voor jezelf de ‘Wie, Wat, Waar, Waarom, Hoe en Wanneer?‘- vragen. - Wie is de probleemeigenaar?
Wie is geïnteresseerd in een oplossing? Wie is het meest gefrustreerd, geïrriteerd of in paniek over dit probleem? Wiens hoofdpijndossier is dit? Wie moet straks met de oplossing aan de gang? Wie is verantwoordelijk voor de implementatie van de oplossing?
Wie zijn de beslissers? Wie moeten er betalen voor deze oplossing? Waar komt dit geld vandaan? - Wat heb je nodig om dit probleem op te lossen?
Naar wat voor oplossingen ben je op zoek? In welke richting zoek je ideeën? Welke criteria heb je voor mogelijke oplossingen? Denk aan zaken als tijd, geld, mankracht etc. Wat moet je weten om tot een goede oplossing te komen? Wat mis je nog? - Hoe weet je dat je aanpak succesvol was?
Hoe ga je het resultaat meten? Hoe weet je dat je probleem is verholpen? Waaraan kun je zien dat je oplossing heeft gewerkt?
