Een software implementatie gaat helemaal niet over software

Het implementeren van nieuwe software is zelden eenvoudig. Je hoort vaak in wandelgangen dat een implementatie uit de bocht vloog, veel te veel kostte of dat het mislukt is. De waarheid ligt vaak in het midden. Feit is wel dat het oorspronkelijke doel niet altijd gehaald wordt en dat het einde van budget vaak eerder in zicht is dan de oplossing. Daarom een aantal do’s en don’ts voor het implementeren van nieuwe software waarbij het eigenlijk helemaal niet om techniek gaat.

Wees voorbereid op verandering
Wees realistisch, flexibel en open voor verandering. Wees eerlijk tegen jezelf en tegen elke implementatiepartner waarmee je wilt samenwerken. Stel ook niet te veel onrealistische eisen en luister naar het advies dat je krijgt.
Externe adviseurs zullen normaal gesproken meer weten over de implicaties dan jezelf. Het kan zijn dat je een voorkeur hebt voor een implementatiepartner die goed past bij het specifieke bedrijf of met directe ervaring in de branche. Kijk bij voorkeur uit naar consultancy partners die al hebben gewerkt met klanten die vergelijkbaar zijn met jouw bedrijf. Zoek vooral een partner waar het mee klikt. Je moet voor langere tijd door een deur met elkaar. Luister naar wat ze zeggen en als het allemaal te makkelijk en te mooi klinkt om waar te zijn, dan …. nou ja, die kun je zelf wel invullen.
Zorg ervoor dat je gegevens schoon zijn en klaar zijn voor conversie
Ga voor het project begint al aan de slag met het opschonen en verrijken van de data uit de oude systemen. Iedereen onderschat hoe belangrijk en tijdrovend deze essentiële fase kan zijn. Is de data niet schoon genoeg en gereed voor conversie, dan loop je het risico op problemen en projectvertragingen. Denk ook goed na welke data je wilt overzetten. Neem niet zomaar alles klakkeloos over. Dat kost vaak veel geld en als je niets met de data kan of wilt, laat het dan lekker waar het zit.
Zorg voor de juiste ondersteuning
Zorg er vanaf het begin voor dat je over de juiste middelen en investeringen beschikt om het project tot een succes te maken. Dit betekent ondersteuning op alle niveaus, van boven tot onder. Het senior management moet de financiële en operationele vereisten, die het bedrijf vanaf het begin kunnen beïnvloeden, begrijpen en er volledig achterstaan. En elke afdeling moet op de hoogte worden gebracht van eventuele veranderingen die de komende maanden of zelfs jaren van invloed kunnen zijn. Het is echt belangrijk om vanaf het begin alle beschikbare middelen in te zetten en iedereen voldoende tijd te geven om zich aan te passen.
Probeer niet te snel teveel te doen
Vaak is de verleiding groot om de stekker uit een oud systeem te trekken en het nieuwe in één klap te implementeren, waarbij plotselinge en drastische veranderingen plaatsvinden. Maar dit is zelden een goed idee. Aanpassen aan verandering – en wennen aan nieuwe IT-systemen – kost tijd. Probeer niet alles in één keer te doen vanaf het begin. Begin klein en wen vervolgens stap voor stap aan eventuele aanvullende veranderingen. En probeer je te beperken door niet teveel wijzigingen aan te brengen of veel nieuwe apps te introduceren voor maatwerk. Het kost veel meer tijd en geld om dingen aan te passen en tests uit te voeren. Dit gaat meestal ten koste van de kwaliteit. Het is vaak beter om vast te houden aan gestandaardiseerde, beproefde software die hoe dan ook baat zal hebben bij regelmatige verbeteringen en updates.
Geef prioriteit geven aan bedrijfscontinuïteit boven radicale verandering
Veel bedrijven maken zich zorgen over de mogelijke negatieve gevolgen van het overschakelen naar een ander systeem. De meeste bedrijven maken zich zorgen over mogelijke downtime – die de verkoop in gevaar kan brengen. Maar het zal je verbazen hoe weinig mensen er goed over nadenken wat er daadwerkelijk met hun lopende zaken zal gebeuren. Hoewel een paar problemen en een verlies aan productiviteit te verwachten zijn (in ieder geval op korte termijn), is er altijd een manier om verstoring van kernprocessen (die in een vroeg stadium moeten worden geïdentificeerd) tot een minimum te beperken. In werkelijkheid kan het betekenen dat je enkele dagen geen facturen kan verzenden bijvoorbeeld. Maar een goed georganiseerd en gepland project mag de handel nooit stilleggen.
Maak een stappenplan
Zorg voor een gedegen stappenplan van wat er allemaal moet plaatsvinden zowel bij de organisatie zelf, als bij de implementatiepartner. Zie het als een verhuizing thuis. Dat plan je ook goed van tevoren. Dus vooraf moet je dit gaan beschrijven. Misschien dat niet alles bekend is, maar dat kun je dan continu bijstellen. Er is dan in ieder geval houvast.
Dus een gedegen stappenplan bevat niet alleen de taken, maar ook wie gaat het doen, wat is de benodigde doorlooptijd (vaak op basis van ervaring), wat zijn de risico’s en wat is de volgorde van uitvoering.
Op deze manier krijgen alle betrokken inzicht en overzicht van wat er allemaal gaat gebeuren. Hierdoor voorkom je verrassingen.